כמה עולים שירותי חברת ניקיון משרדים?

כמה עולה שירות ניקיון משרדים? מחירון, גורמים משפיעים ומה באמת קובע את המחיר

אחת השאלות הראשונות שאנחנו מקבלים מלקוחות שמתעניינים בשירותי ניקיון היא כמובן: כמה עולה ניקיון משרדים?

זו שאלה לגמרי מובנת. כל עסק רוצה לדעת מה תהיה ההוצאה החודשית שלו, להשוות בין הצעות ולוודא שהוא מקבל שירות שמתאים לתקציב שלו.

אלא שבתחום ניקיון המשרדים קשה לתת מחיר אחד שמתאים לכולם.

מניסיוננו, שני משרדים באותו גודל יכולים לקבל הצעות מחיר שונות לחלוטין – ובצדק. מספר העובדים במשרד, כמות חדרי השירותים, גודל המטבח, סוג הרצפה, שעות העבודה המבוקשות, תדירות הניקיון, רמת התחזוקה הנדרשת ואפילו אופי הפעילות במשרד משפיעים על כמות העבודה ועל המחיר.

לכן, כאשר אנחנו מתמחרים שירות ניקיון, אנחנו לא מסתכלים רק על מספר המטרים הרבועים. אנחנו מנסים להבין כמה עבודה באמת נדרשת כדי לשמור על המשרד נקי לאורך זמן.

במאמר הזה ננסה לעשות סדר במחירי ניקיון משרדים, להסביר מהם הגורמים שמשפיעים על העלות ומה כדאי לבדוק כאשר משווים בין הצעות מחיר.

אז כמה עולה ניקיון משרדים?

אפשר לתמחר שירותי ניקיון בכמה דרכים.

יש מקרים שבהם התמחור מבוסס בעיקר על שעות העבודה, במקרים אחרים נקבע מחיר חודשי קבוע עבור השירות כולו, ולעיתים מדובר בשילוב של שעות עבודה, חומרי ניקיון, ציוד, פיקוח ושירותים נוספים.

לכן אנחנו ממליצים להיזהר ממחירון שמבטיח מחיר אחיד לניקיון משרד על בסיס גודל בלבד.

משרד של 200 מ"ר שבו עובדים חמישה אנשים אינו דומה למשרד של 200 מ"ר שבו עובדים 30 אנשים ומגיעים אליו לקוחות לאורך כל היום.

גם משרד שבו נדרש ניקיון פעמיים בשבוע אינו דומה למשרד שבו נמצא עובד ניקיון בכל יום במשך מספר שעות.

מבחינתנו, המחיר הנכון הוא המחיר שמאפשר להקצות למשרד את כוח האדם והמשאבים הנדרשים כדי לבצע את העבודה בצורה טובה ועקבית.

הגורם המרכזי במחיר – שעות העבודה

ברוב שירותי הניקיון, המרכיב המשמעותי ביותר בעלות הוא כוח האדם.

ככל שנדרשות יותר שעות ניקיון, כך מטבע הדברים עלות השירות עולה.

אבל מספר השעות הדרוש אינו נקבע רק לפי שטח המשרד.

אנחנו בודקים, בין היתר, כמה עובדים נמצאים במקום, כמה עמדות עבודה יש, כמה חדרי שירותים קיימים, האם יש מטבח פעיל, כמה חדרי ישיבות צריך לנקות, האם קיימים שטחים ציבוריים גדולים ומהי רמת התנועה במשרד.

אם לדוגמה משרד מסוים דורש שלוש שעות עבודה בכל ערב ומשרד אחר דורש שש שעות, גם אם שניהם דומים בגודלם, ברור שהמחיר יהיה שונה.

לכן אחת השאלות החשובות שאנחנו מנסים לענות עליהן לפני מתן הצעה היא פשוטה: כמה זמן באמת נדרש כדי לבצע את העבודה כמו שצריך?

גודל המשרד משפיע – אבל הוא רק נקודת ההתחלה

כמובן שלשטח המשרד יש חשיבות.

באופן כללי, ככל שהמשרד גדול יותר יש יותר רצפה לנקות, יותר עמדות עבודה, יותר אזורים ציבוריים ולעיתים גם יותר שירותים, מטבחים וחדרי ישיבות.

אבל המחיר למ"ר לא בהכרח נשאר קבוע.

לדוגמה, משרד גדול שמורכב בעיקר מחלל פתוח יכול להיות פשוט יחסית לניקוי. לעומתו, משרד קטן יותר שמחולק לעשרות חדרים, עם מטבח פעיל, מספר חדרי שירותים והרבה משטחי זכוכית, יכול לדרוש זמן עבודה משמעותי.

לכן שטח הוא נתון חשוב, אבל אצלנו הוא אף פעם לא הנתון היחיד.

כמה אנשים עובדים במשרד?

זהו גורם שלפעמים לא מקבל מספיק תשומת לב.

ככל שיש יותר אנשים במשרד, כך נוצרת בדרך כלל יותר עבודת ניקיון.

יש יותר אשפה, יותר שימוש בשירותים, יותר כלים וכוסות במטבח, יותר לכלוך ברצפה ויותר שימוש בחדרי הישיבות ובאזורים המשותפים.

משרד שבו עובדים 60 אנשים דורש בדרך כלל תחזוקה שונה לחלוטין ממשרד באותו שטח שבו נמצאים 15 עובדים בלבד.

לכן כאשר אנחנו מנסים להבין את היקף העבודה, מספר המשתמשים במשרד הוא מבחינתנו נתון משמעותי לא פחות מהשטח.

תדירות הניקיון

גם לתדירות השירות יש כמובן השפעה ישירה על המחיר.

יש משרדים שבהם מספיק ניקיון פעמיים או שלוש בשבוע. במשרדים פעילים יותר נדרש ניקיון בכל יום, ולעיתים יש צורך בעובד ניקיון שנמצא במקום במהלך שעות הפעילות.

אפשר לחשוב על כמה מודלים נפוצים:

• ניקיון מספר פעמים בשבוע
• ניקיון יומי בשעות הערב
• ניקיון יומי בשעות הבוקר
• עובד ניקיון קבוע למספר שעות ביום
• עובד ניקיון שנמצא במשרד במשך רוב יום העבודה
• שילוב בין ניקיון שוטף במהלך היום לניקיון יסודי לאחר שעות הפעילות

ככל שהיקף השירות גדל, המחיר הכולל עולה. מצד שני, במשרד גדול ופעיל ניסיון לחסוך באמצעות מעט מדי שעות עבודה עלול ליצור מצב שבו העובד פשוט אינו מסוגל לעמוד בכל המשימות.

ניקיון במהלך היום או לאחר שעות העבודה?

גם לשעות שבהן מתבצע השירות יכולה להיות השפעה על אופי העבודה ועל התמחור.

יש משרדים שמעדיפים שהעובד יגיע לאחר שהעובדים עזבו. כך אפשר לנקות חדרים, לשאוב, לשטוף ולעבוד בצורה רציפה יחסית.

במשרדים אחרים יש צורך בנוכחות של עובד ניקיון במהלך היום.

לדוגמה, בחברה גדולה עם מטבח פעיל ועשרות עובדים, ייתכן שלא ניתן להסתפק בניקיון שמבוצע פעם אחת בערב. צריך לטפל במהלך היום בשירותים, במטבח, בפחי אשפה, בחדרי ישיבות ובתקלות נקודתיות.

במקרים כאלה אנחנו מתמחרים למעשה גם את הזמינות ואת היקף הנוכחות הנדרש.

חדרי שירותים ומטבחים – אזורים שדורשים יותר עבודה

לא כל מטר רבוע במשרד דורש אותה כמות עבודה.

שטח פתוח עם שולחנות עבודה יכול להיות יחסית פשוט לניקוי. לעומת זאת, מטבח ושירותים דורשים עבודה אינטנסיבית יותר.

צריך לנקות ולחטא משטחים, כיורים, אסלות, ברזים ורצפות, לפנות אשפה ולעיתים גם לדאוג למילוי מוצרים מתכלים.

גם במטבח יש הבדל גדול בין מטבחון קטן שבו מכינים בעיקר קפה לבין מטבח שבו עשרות עובדים אוכלים במהלך היום.

לכן, כאשר אנחנו בוחנים משרד, אנחנו מתייחסים גם לסוג השטחים ולא רק לגודל הכולל שלהם.

חומרי ניקיון ומוצרים מתכלים

שאלה נוספת שמשפיעה על המחיר היא מי מספק את חומרי הניקוי והציוד.

במקרים מסוימים הלקוח מספק את החומרים, ובמקרים אחרים הם כלולים במסגרת השירות.

בנוסף, קיימים מוצרים מתכלים שאינם בהכרח חלק משירות הניקיון עצמו, למשל:

• נייר טואלט
• נייר לניגוב ידיים
• סבון ידיים
• שקיות אשפה
• חומרי חיטוי
• מוצרים למדיח או למטבח
• מטליות, ספוגים וציוד משלים

כאשר משווים הצעות מחיר, חשוב לבדוק מה בדיוק כלול בכל הצעה.

הצעה שנראית זולה יותר יכולה להתברר כיקרה יותר אם הלקוח צריך לרכוש בנפרד חלק גדול מהחומרים והמוצרים.

סוג הרצפה ורמת התחזוקה

גם לסוג הרצפה יכולה להיות השפעה על היקף העבודה.

שטיחים דורשים שאיבה ולעיתים ניקוי תקופתי עמוק. רצפת קרמיקה או גרניט פורצלן דורשת טיפול אחר, ופרקט או משטחים מיוחדים עשויים לדרוש חומרי ניקוי ושיטות עבודה מתאימות.

בנוסף, יש משרדים שבהם נדרשות מעת לעת עבודות מיוחדות כמו ניקוי שטיחים, פוליש או טיפול יסודי ברצפות.

חשוב להבדיל בין עבודות כאלה לבין הניקיון השוטף ולבדוק האם הן כלולות במחיר או מתומחרות בנפרד.

חלונות, מחיצות זכוכית ואזורים מיוחדים

משרדים מודרניים כוללים לעיתים הרבה מאוד זכוכית.

דלתות זכוכית, מחיצות בין חדרים, חדרי ישיבות שקופים וחלונות פנימיים דורשים תחזוקה קבועה, במיוחד במקומות שבהם נשארים סימני ידיים.

ניקוי חלונות חיצוניים הוא כבר תחום נפרד, ובמיוחד כאשר מדובר בעבודה בגובה או בגישה מורכבת.

לכן כדאי להגדיר מראש אילו משטחי זכוכית נכללים בניקיון השוטף ואילו עבודות נחשבות לשירות נוסף.

דוגמה: שני משרדים באותו שטח – מחיר שונה

נניח שפונים אלינו שני לקוחות, ולשניהם משרד בשטח של כ-300 מ"ר.

במשרד הראשון עובדים 12 אנשים. יש מטבחון קטן, שני תאי שירותים, מספר חדרים וחדר ישיבות אחד. רוב העובדים נמצאים מול מחשבים ואין כמעט כניסה של קהל.

במשרד השני עובדים 45 אנשים. יש מטבח גדול, ארבעה תאי שירותים, מספר חדרי ישיבות, אזור קבלה פעיל והרבה מחיצות זכוכית. בנוסף, מגיעים למשרד לקוחות וספקים לאורך היום.

אם היינו מתמחרים רק לפי 300 מ"ר, היינו אמורים לתת לשני המשרדים מחיר דומה.

אבל בפועל ברור שהמשרד השני דורש הרבה יותר עבודה.

זו בדיוק הסיבה שאנחנו לא מאמינים בתמחור אוטומטי לפי שטח בלבד.

ניקיון שוטף לעומת ניקיון יסודי

עוד הבחנה חשובה היא בין ניקיון שוטף לבין עבודות תקופתיות.

השירות החודשי בדרך כלל נועד לשמור על המשרד ברמה קבועה: ניקוי רצפות, ריקון אשפה, טיפול בשירותים, מטבח, עמדות עבודה ואזורים משותפים.

אבל מדי פעם נדרשות עבודות נוספות.

לדוגמה, ניקוי יסודי של שטיחים, ניקוי חלונות, ניקיון לאחר שיפוץ, ניקוי עמוק של מטבח, טיפול ברצפה או ניקוי מקיף של אזורים שלא מטופלים בכל יום.

כאשר מקבלים הצעת מחיר כדאי להבין האם שירותים כאלה כלולים, מבוצעים בתדירות מסוימת או מחויבים בנפרד.

ומה לגבי מחיר נמוך במיוחד?

אנחנו מבינים לחלוטין את הרצון לחסוך. ניקיון הוא הוצאה קבועה, וכאשר מסתכלים על העלות השנתית גם הפרש קטן במחיר החודשי יכול להצטבר לסכום משמעותי.

אבל בתחום שמבוסס במידה רבה על כוח אדם יש גבול ליכולת להוזיל מחיר מבלי לפגוע במשהו אחר.

אם הצעה מסוימת נמוכה משמעותית מכל האחרות, אנחנו חושבים שכדאי לשאול למה.

האם הוקצו פחות שעות? האם חומרי הניקוי אינם כלולים? האם אין פיקוח? מה קורה כאשר העובד נעדר? האם יש עובד מחליף? האם כל המשימות שהגדרנו באמת כלולות?

מחיר נמוך הוא לא בהכרח סימן לשירות לא טוב, ומחיר גבוה בוודאי אינו מבטיח שירות מעולה. אבל חשוב להבין מה עומד מאחורי המספר.

למה אנחנו מעדיפים לראות את המשרד?

כאשר אנחנו בקלין אופיס מתבקשים לתת הצעה לשירות קבוע, אנחנו מעדיפים ככל האפשר להבין היטב את סביבת העבודה והצרכים לפני קביעת המחיר.

ביקור במשרד מאפשר לראות דברים שקשה להעביר בשיחת טלפון.

אפשר להבין את מבנה המקום, כמות עמדות העבודה, מצב הרצפות, מספר חדרי השירותים, גודל המטבח, כמות הזכוכיות, רמת הפעילות והאזורים שדורשים תשומת לב מיוחדת.

לא פחות חשוב – אפשר לדבר עם הלקוח ולהבין מה חשוב לו.

יש לקוחות שעבורם המטבח הוא הנושא המרכזי. אצל אחרים מדובר בחדרי השירותים, באזור הקבלה או בחדרי הישיבות שבהם מתקיימות פגישות עם לקוחות.

ככל שהציפיות ברורות יותר מראש, קל יותר לבנות שירות שמתאים באמת למשרד.

איך להשוות נכון בין הצעות מחיר?

אנחנו ממליצים לא להניח שתי הצעות זו ליד זו ולהסתכל רק על הסכום החודשי.

כדאי לבדוק לפחות:

• כמה שעות עבודה כלולות?
• באיזו תדירות מגיעים?
• האם מדובר בעובד קבוע?
• מה קורה כאשר העובד נעדר?
• מי מספק את חומרי הניקיון?
• האם ציוד הניקיון כלול?
• האם מוצרים מתכלים כלולים?
• מי מפקח על העבודה?
• האם יש איש קשר קבוע?
• אילו עבודות אינן כלולות במחיר?
• כיצד מתומחרות עבודות מיוחדות?
• האם ניתן להגדיל או להקטין את היקף השירות בהמשך?

רק לאחר שבודקים את המרכיבים האלה אפשר לדעת האם שתי הצעות באמת ניתנות להשוואה.

האם אפשר להוזיל את עלות הניקיון?

בהחלט, ולעיתים אפשר לעשות זאת מבלי לפגוע ברמת הניקיון.

המפתח הוא להתאים את השירות לצורך האמיתי.

לדוגמה, ייתכן שלא כל אזור במשרד דורש אותה תדירות ניקוי. חדר ישיבות שכמעט אינו בשימוש לא חייב לקבל אותו טיפול כמו המטבח. ייתכן שאפשר לבצע משימות מסוימות אחת לשבוע במקום בכל יום.

אפשר גם להפריד בין משימות שוטפות לעבודות תקופתיות וכך לנהל טוב יותר את התקציב.

אנחנו מעדיפים לחפש יעילות ולא פשוט "לחתוך שעות".

אם לעובד אין מספיק זמן לבצע את המשימות, התוצאה בדרך כלל תהיה ירידה באיכות – ואז החיסכון הופך מהר מאוד לחוסר שביעות רצון.

מחיר חודשי הוא רק חלק מהעלות

יש עוד נקודה שאנחנו חושבים שכדאי לקחת בחשבון.

כאשר שירות הניקיון אינו עובד כמו שצריך, מישהו במשרד צריך לנהל את הבעיה.

צריך להתקשר לעובד, לחפש מחליף, להזמין חומרי ניקוי, להעיר על עבודה שלא בוצעה ולעקוב אחרי תקלות.

גם הזמן הזה עולה כסף.

לכן, מבחינתנו, שירות ניקיון טוב אינו רק שירות שמשאיר רצפה נקייה. הוא אמור להוריד מהלקוח את הצורך להתעסק בניהול השוטף של הניקיון.

אז מהו המחיר הנכון לניקיון משרד?

אנחנו לא חושבים שיש תשובה אחת.

המחיר הנכון הוא מחיר שמשקף את היקף העבודה האמיתי ומאפשר לספק אותה לאורך זמן ברמה טובה.

הצעה גבוהה מדי כמובן אינה מוצדקת רק בגלל שהיא גבוהה. מצד שני, הצעה נמוכה שאינה מאפשרת להקצות מספיק זמן וכוח אדם עלולה להתגלות בסופו של דבר כיקרה מאוד מבחינת הלקוח.

לכן אנחנו ממליצים לחפש את נקודת האיזון בין מחיר, היקף השירות, איכות העבודה ורמת הניהול שמקבלים מסביב.